Una recente analisi condotta dalla società di consulenza americana Gallup su oltre 140.000 dipendenti ha individuato nel lavoro ibrido la modalità di lavoro più diffusa da qui al prossimo futuro. Non solo: pare essere anche la più ambita dai lavoratori, col 59% di loro che la indica come la formula preferita tra lavoro esclusivamente da remoto (32%), lavoro totalmente in presenza (9%) e, per l’appunto, lavoro ibrido. Evitare la perdita di tempo legata al tragitto casa-ufficio, migliorare il proprio stato di benessere, il bisogno di flessibilità per conciliare vita privata e lavoro, sono i principali tre motivi che hanno indirizzato gli intervistati verso questa scelta. Ai vantaggi offerti dalla tecnologia, si aggiunge, grazie alla contemporanea esistenza di un luogo fisico dove incontrarsi, la possibilità di lavorare in presenza coi colleghi e il sentirsi più connessi con l’organizzazione. Da questo incontro tra fisico e digitale nell’ambito lavorativo prendono forma così le Phygital Enterprise.
Cos’è la Phygital Enterprise
Già in un articolo del 2017 pubblicato sull’Harvard Business Review Italia col titolo Dal Digital Workplace alla Phygital Enterprise a firma di Rosario Sica, co-founder e CEO di OpenKnowledge, società di consulenza specializzata sulle tematiche della collaboration e della digital transformation, la Phygital Enterprise veniva definita come “lo sviluppo naturale del Digital Workplace” quale evoluzione delle logiche e pratiche collaborative, di cui rappresenta la tappa più avanzata.
L’articolo sintetizza i cinque passaggi più significativi nella trasformazione degli ambienti di lavoro per mezzo della tecnologia: dalle Intranet 1.0, quali website per dipendenti volti a assicurare uno strumento unitario e veloce di informazione favorendo la costruzione dell’identità e il rinforzo dei valori aziendali, alle Intranet 2.0 caratterizzate dall’aggiunta di un ambiente collaborativo virtuale interno all’azienda, passando per la Social Intranet quale ambiente in cui le dimensioni relazionali (supportate da tool svariati quali tagging, wiki, blog, forum, ecc.) acquistano valore strategico, arrivando allo stadio ulteriore del Digital Workplace che, con uno sviluppo ancora più avanzato degli ambienti partecipativi, assicura l’integrazione delle Intranet coi portali esterni dell’organizzazione, sino infine a giungere alla Phygital Enterprise nella quale tutti questi aspetti che trovano origine nel mondo digitale si fondono col mondo reale disegnando quello che nel 2017 veniva definito come “il nostro futuro”, ma che in meno di cinque anni, complice la forte spinta al digitale registrata durante la pandemia, possiamo chiamare “il nostro presente”.
Seguendo questo percorso di inclusione della tecnologia nelle pratiche di lavoro, Sica arriva ad affermare che la Phygital Enterprise rappresenta dunque lo sviluppo naturale del Digital Workplace distinguendosi da esso per il fatto di fondarsi soprattutto su tre colonne portanti: Internet of Things, Big Data e Machine Learning che declinati in chatbot, assistenti virtuali, reti di sensori, smart device permettono di considerare interno ed esterno delle imprese come un ambiente unico in continua relazione creando employee experience sempre più coinvolgenti ed appaganti.
Le caratteristiche della Phygital Enterprise
La Phygital Enterprise prevede un modo di lavorare completamente nuovo caratterizzato da alcuni elementi ben precisi che sempre Sica nel suo articolo sintetizza in cinque parole chiave: flex space, eco, flex time, shared, healty e safe.
Spazio flessibile. Lo spazio di lavoro della Phygital Enterprise è flessibile, e include in modo aperto soluzioni che combinano home office, mobile office, uffici temporanei per i dipendenti e i loro team fisici e virtuali. Quanto questo aspetto sia strategico per le aziende che vogliono guardare con fiducia al futuro, alla luce dell’esperienza dello smart working forzato durante l’emergenza pandemica e nel new normal che si sta prospettando sempre più indirizzato verso modelli di lavoro ibrido, appare oggi in tutta la sua evidenza.
Sostenibilità. La Phygital Enterprise ha un DNA decisamente ecologico, che valorizza il risparmio energetico, il verde, il riciclaggio, la rigenerazione dei materiali e la sostenibilità. Altro cardine, insieme alla digitalizzazione, sul quale si fonda il piano di ripartenza del Paese noto col nome di PNRR.
Tempo flessibile. Nella Phygital Enterprise oltre allo spazio è flessibile anche la gestione del tempo, prevedendo non solo il part time ma anche orari personalizzabili, job sharing, la settimana lavorativa compressa, il calcolo delle ore annualizzato. Tempo flessibile significa dunque più attenzione al work life balance, esigenza emersa prepotentemente dopo la pandemia.
Condivisione. La Phygital Enterprise moltiplica i valori della condivisione, trovando soluzioni di sharing intelligenti sul piano dei trasporti, dell’uso degli uffici, delle attrezzature, della documentazione e dei pareri esperti.
Ambiente salutare. La Phygital Enterprise offre un ambiente lavorativo salutare, in cui vi è estrema attenzione al cibo, alle bevande, all’aria, alla luce, all’acustica, alle condizioni climatiche, nonché alle facilities per fare movimento, sport, per rilassarsi e per trovare il migliore equilibrio possibile tra lavoro e vita privata. Un ambiente salutare allontana il rischio burnout, una delle principali insidie che sta investendo i lavoratori negli ultimi due anni.
Sicurezza sul luogo di lavoro. Il nuovo modo di lavorare è supportato da ambienti totalmente cablati e dotati di attrezzature tecnologiche sofisticate, che garantiscono massime condizioni di sicurezza – sia per i dipendenti sia per le informazioni che vi circolano.
I vantaggi di una Phygital Enterprise
Evolversi verso un modello contemporaneo di Phygital Enterprise porta con sé diversi vantaggi per l’impresa, per i lavoratori e anche per l’ambiente.
Le persone al centro dell’organizzazione. Consentire ai dipendenti di lavorare da una posizione adatta e conveniente, che potrebbe essere la postazione di lavoro allestita in casa o uno spazio di co-working vicino alla propria abitazione o dove più comodo, piuttosto che richiedere loro di lavorare da un ufficio definito, ha il potenziale per promuovere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, oltre a garantire un approccio più equo e aprire l’accesso ad un pool di talenti altrimenti esclusi per ragioni personali o geografiche. E lavoratori felici e soddisfatti sono anche motivati a produrre di più e meglio, oltre a trasformarsi in veri brand ambassador aumentando il livello di employer branding dell’azienda.
Risparmio di costi. Dover gestire uffici dalle metrature più ridotte, finanche valutare la possibilità di servirsi di spazi progettati e attrezzati specificatamente ad uso di Phygital Enterprise, allocabili per brevi come per lunghi periodi e modulabili sulla base delle mutevoli esigenze del team, garantisce un notevole risparmio di costi per l’azienda.
Meno emissioni di CO2. Lavorare in digitale può anche offrire vantaggi in termini di sostenibilità. Una forza lavoro più distribuita significa meno emissioni di CO2 nell’atmosfera grazie alla riduzione di viaggi e pendolarismo.
Come diventare una Phygital Enterprise
Trasformare la propria realtà in una Phygital Enterprise richiede studio e programmazione, oltre a una forte attitudine all’aggiornamento in considerazione della rapida e costante evoluzione degli strumenti tecnologici che della Phygital Enterprise costituiscono la spina dorsale. Qui 5 azioni da compiere per progettare un luogo di lavoro all’avanguardia.
Prima di ogni cosa, come succede quando si vuole avviare qualsiasi tipo di progetto, bisogna eseguire un’analisi dello stato attuale dell’ufficio, delineare la configurazione alla quale si ambisce sulla base delle specifiche esigenze di business e individuare i gap tra la partenza e l’arrivo del percorso. La tecnologia attualmente in dotazione è adeguata? Lo spazio è sufficientemente flessibile da consentire la rimodulazione sulla base delle nuove e variabili esigenze dei singoli e dei gruppi? L’accesso agli spazi fisici, come agli ambienti virtuali, è semplice e al tempo stesso sicuro per quanto riguarda la gestione dei permessi a tutela delle dotazioni aziendali o di dati sensibili? Ecco, queste sono alcune delle domande da porsi nella fase preliminare del progetto.
Valutare la disponibilità e la capacità dei dipendenti di adattarsi al nuovo modo di lavorare “phygital”. Se sino ad oggi i dipendenti non sono stati stimolati a sviluppare digital soft skill quali la virtual communication o il digital team working, trasformarsi in maniera repentina in una Phygital Enterprise potrebbe destabilizzarli con conseguenti ripercussioni negative sulla produttività. La notizia positiva è che le digital soft skill si possono acquisire. Esistono diversi programmi di formazione online orientati a sviluppare le competenze digitali trasversali. Inoltre, attraverso la distribuzione di una survey interna, anche in forma anonima, si potrebbe comprendere al meglio aspettative, reticenze e ostacoli in generale alla messa in opera del progetto.
Non è scritto da nessuna parte che bisogna diventare Phygital Enterprise in tempi rapidissimi. Predisporre delle solide basi e procedere per step è la migliore garanzia di successo. Delineare un percorso che gradualmente integri modalità fisiche a modalità virtuali e condividere la propria visione con tutti i membri dell’organizzazione coinvolgendoli nel cambiamento è imprescindibile per la buona riuscita del piano.
Una volta individuate le tappe del progetto e ricevuta l’approvazione dei dipendenti si è pronti a entrare nella fase operativa. Come detto, il miglior tipo di cambiamento è quello graduale. L’implementazione delle modifiche per gradi offre ai dipendenti il tempo di adattarsi a ogni fase del processo, piuttosto che sentirsi sopraffatti da stravolgimenti inaspettati.
Tutti i cambiamenti vanno monitorati e valutati. I nuovi sistemi tecnologici potrebbero non essere funzionali agli scopi, mettendo in confusione i dipendenti già impegnati nell’adattarsi a questa nuova realtà. Ecco perché è utile preventivare dei momenti di controllo regolari. Tenersi aggiornati sull’implementazione consente di identificare rapidamente ciò che non funziona e ricalibrare il tiro di conseguenza.
