La gestione degli accessi in ufficio o negli stabilimenti, sino a prima della pandemia, veniva organizzata con metodi più o meno evoluti in base al numero dei dipendenti e alla tipologia di immobile in cui si trovava l’azienda. In alcuni casi, perciò, il lavoratore era munito di badge che registrava ingresso e uscita, in altri c’era una reception con un foglio firma che fungeva da strumento di rilevamento delle presenze. Il Covid-19 ha impresso un radicale cambiamento a queste prassi consolidate, poiché ha spinto il legislatore a emanare dei provvedimenti che tenessero conto del rischio di assembramento nei luoghi chiusi, della percentuale di occupazione negli stessi e delle misure atte a salvaguardare la salute di quanti per lavoro devono condividere i medesimi spazi. Anche se a partire dal prossimo 31 marzo sono previsti degli allentamenti sulle restrizioni, ciò non toglie che le innovazioni indotte dalla crisi pandemica possano permanere anche in una situazione di ritrovata normalità.
Il mercato dei sistemi digitali di gestione degli accessi
Nel corso dell’ultimo biennio molte aziende hanno dovuto far fronte alla normativa emergenziale introducendo sistemi digitali per il controllo della gestione accessi. Secondo un’analisi di Quince Market Insights, il mercato globale di questi sistemi ha raggiunto nel 2021 un valore pari a 9,1 miliardi di dollari e si stima che crescerà con un CAGR (compound annual growth rate) dell’8,90% da qui al 2030. La scelta di queste soluzioni permette in sostanza di garantire più facilmente quei requisiti di sicurezza e compliance dettati dalle leggi in vigore. Inoltre, si presta ad automatizzare la verifica delle presenze dei dipendenti alternata allo smart working giacché fa in modo che qualsiasi informazione in merito confluisca in un unico repository. Da questo punto di vista, non è azzardato pensare a una integrazione dei sistemi di gestione degli accessi con quelli IAM (Identity and Access Management) che hanno lo scopo di gestire gli accessi digitali degli utenti alle risorse aziendali.
Sicurezza e compliance, perché occorre la tecnologia
La presumibile convergenza di Access Control System e IAM è un indicatore del fatto che, per garantire sicurezza e compliance nei luoghi di lavoro, la gestione degli accessi deve contemplare apposite tecnologie. A prescindere dalla normativa specifica che può avere natura temporanea, come quella che si riferisce all’occupancy rate, questa necessità è sospinta dalla flessibilità dei modelli di lavoro del next normal. Nel prossimo futuro, infatti, le aziende dovranno avvalersi per forza di strumenti in grado di avere una visione complessiva della propria workforce su un perimetro che vada oltre l’ufficio, pena la difficoltà di localizzare dove si trovi un dipendente in un certo momento. Questo vale anche per le imprese di piccole dimensioni, e quindi con un numero di addetti assai contenuto, nelle quali l’alternanza di attività in presenza e a distanza deve comunque essere monitorata. Pensare di riuscire a farlo in maniera tradizionale sarebbe oneroso per l’amministrazione, oltre che pericoloso in quanto non corrispondente alla corretta compliance.
Gestione accessi, rotazione, meeting room e smart working
L’importanza della tecnologia nella gestione degli accessi, e anche dopo, la si coglie se si pensa ad esempio a meccanismi di rotazione delle postazioni che vanno abbinati al tracciamento delle persone che, a turno, le occupano per brevi o lunghi periodi. O, ancora, se si considera l’utilizzo di meeting room per riunioni dal vivo o come sale adibite alle conference call. È opportuno che tale utilizzo sia sottoposto a logiche di prenotazione semplificata, magari attraverso booking software che dialogano con i sistemi di gestione accessi per evitare che l’utente sia costretto a loggarsi ogni volta con ulteriori credenziali. Non va dimenticato che il proliferare di ID e password è spesso una fonte di vulnerabilità per la sicurezza informatica. Assieme alle tecnologie, occorre infine riconsiderare l’idea di smart working a cui ci siamo abituati. Invece che essere svolto da casa, potrebbe trovare in location attrezzate un contesto più adatto in termini di dotazioni tecnologiche professionali e, soprattutto, di spazi idonei, che garantiscano cioè sicurezza e compliance senza che se ne debba far carico l’azienda o il singolo lavoratore.
